Je stuurde de factuur drie weken geleden. De vervaldatum is verstreken en op je rekening is nog niets binnen. Je weet dat je een herinnering moet sturen. Toch schuif je het door, want je wilt niet als zeur klinken bij een klant die je volgende maand weer nodig hebt.
Dat gedoe kost geld. Een AI-assistent haalt de drempel weg: hij schrijft de eerste versie in de toon die jij kiest en jij houdt de controle over bedragen, data en wat je wel en niet mag eisen. Hieronder lees je wat de wet zakelijk toestaat en hoe je drie herinneringen in oplopende toon laat schrijven.
Wat heb je nodig?
- Een AI-assistent naar keuze, gratis of betaald. ChatGPT, Claude, Gemini of Copilot kunnen het allemaal.
- Je factuurvoorwaarden: betaaltermijn, rekeningnummer en wat je afspreekt over rente en kosten.
- Tien minuten om de instructie één keer goed in te richten.
Wat mag je een zakelijke klant rekenen?
Eerst de regels, want daar hangt de toon van af. Tussen bedrijven geldt zonder andere afspraak een betalingstermijn van 30 dagen. Je mag langere termijnen afspreken tot maximaal 60 dagen (Bron: Ondernemersplein).
Betaalt de klant te laat, dan heb je recht op wettelijke rente en op een vaste vergoeding voor incassokosten van minimaal €40, mits je zelf geleverd hebt. Je moet de klant wel laten weten dat je rente rekent. Dat kan op de factuur staan of in de herinnering.
| Zakelijke klant | Consument | |
|---|---|---|
| Betaaltermijn zonder afspraak | 30 dagen, afspreken tot maximaal 60 | Wat jullie afspraken |
| Aanmaning verplicht voor incassokosten | Nee | Ja, eerst een kosteloze aanmaning |
| Vaste incassovergoeding | Minimaal €40 | Pas na de aanmaning |
Het maximum aan incassokosten is €6.775. De staffel voor hogere bedragen staat bij de Rechtspraak (Bron: Ondernemersplein).
Let op: stand van zaken op 28 oktober 2026. De wettelijke rente voor handelstransacties is sinds 1 juli 2026 10,4% (Bron: Rijksoverheid). Dat percentage wordt periodiek herzien. Check de actuele stand op rijksoverheid.nl voordat je het in een brief zet.
Waarom een herinnering met AI wel werkt
Het lastige aan een herinnering is niet de informatie. Die is simpel: factuurnummer, bedrag, vervaldatum, rekeningnummer. Het lastige is de toon. Te zacht en je krijgt niets. Te hard en je verliest een klant die gewoon een factuur had gemist.
Stel je een installateur voor die elke maand twee of drie openstaande facturen heeft. Hij schrijft ze steeds opnieuw, elke keer een klein beetje anders. De lastigste laat hij liggen. Met een vaste instructie krijgt hij in tien seconden drie versies. Hij kiest er één.
Een taalmodel is hier goed in omdat toon precies is waar het sterk in is. Het is zwak in iets anders: het kent geen bedragen en geen betaalafspraken van jou. Dat blijft dus van jou.
Stap 1: schrijf een instructie met drie niveaus
Maak één keer een vaste instructie. Zet hem in een Project (ChatGPT of Claude) of sla hem op als notitie. Gebruik de variant hieronder en pas de zinnen aan op jouw bedrijf.
Je helpt mij als ondernemer bij betalingsherinneringen aan zakelijke klanten.
Schrijf in het Nederlands. Toon: [vriendelijk-zakelijk / direct / formeel], geen dreigementen.
Je schrijft drie niveaus:
1. Vriendelijke herinnering, 1 tot 7 dagen na de vervaldatum. Veronderstel dat de klant de factuur gemist heeft.
2. Zakelijke herinnering, circa 14 dagen na de vervaldatum. Noem factuurnummer, bedrag en vervaldatum. Vraag om betaling binnen 7 dagen.
3. Laatste herinnering. Meld dat wettelijke rente en een vergoeding voor incassokosten worden berekend als er niet binnen [aantal] dagen betaald is.
Regels:
- Verzin nooit bedragen, data, rekeningnummers of percentages.
- Gebruik altijd de placeholders [klantnaam], [factuurnummer], [bedrag], [vervaldatum], [IBAN].
- Maximaal 120 woorden per mail. Geen opsommingen. Eén concrete vraag aan het eind.De placeholder-regel is de belangrijkste. Een taalmodel vult uit zichzelf plausibele bedragen en data in als je ze niet geeft. In een herinnering is dat precies wat je niet wilt.
Beginner-tip: Wil je meer greep op hoe je zo’n instructie opbouwt? Lees prompten voor beginners. Het patroon is overal hetzelfde: rol, toon, regels, uitvoer.
Stap 2: kies per klant het juiste niveau
Het model schrijft. Jij beslist wie welke mail krijgt. Drie vragen helpen:
- Is dit een vaste klant met een goede historie? Begin altijd met niveau 1, ook al is de vervaldatum een paar weken geleden.
- Is het een nieuwe klant of de tweede keer te laat? Spring naar niveau 2.
- Is er een geschil over het werk? Stuur dan geen herinnering. Los eerst het geschil op, anders geef je de klant een argument om niet te betalen.
Eerlijk: de beste herinnering is vaak een telefoontje. Een mail verdwijnt in een bak met honderd andere. AI kan dan nog wel helpen om het gesprek voor te bereiden of om achteraf een korte bevestiging te mailen, zodat er iets op papier staat.
Stap 3: controleer wat het model schreef
Lees elke mail voor je hem verstuurt, ook als je hem al honderd keer hebt gezien. Loop deze punten na:
- Staat het juiste bedrag, inclusief btw, erin?
- Klopt de vervaldatum met de factuur?
- Noem je alleen rente en incassokosten als je die ook echt wilt rekenen?
- Is het rekeningnummer juist?
- Past de toon bij deze klant?
Eén herinnering met een verkeerd bedrag kost je meer vertrouwen dan tien klanten die te laat betalen.
Privacy: geen klantgegevens in je chatvenster
Een herinnering schrijf je zonder echte klantgegevens. Met placeholders weet het model niet over wie het gaat en dat is prima. De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwde in 2024 dat het invoeren van persoonsgegevens in een AI-chatbot tot een datalek kan leiden en dat organisaties duidelijke afspraken moeten maken over wat medewerkers wel en niet invoeren (Bron: DutchNews).
Gevorderden: Wil je gegevens wél automatisch laten invullen, bijvoorbeeld voor een mailing aan twintig klanten? Doe dat in je boekhoudpakket of via een gekoppelde automatisering. Plak geen Excel met klantgegevens in een chatvenster. Hoe je zo’n koppeling opzet staat in je eerste automatisering met Make.
Als het misgaat
- De mail klinkt te hard. Voeg in je instructie een zin toe als “schrijf alsof je een vaste klant aanspreekt die het vast vergeten is” en vraag om een zachtere versie.
- Het model noemt toch een bedrag of datum. Herhaal de placeholder-regel bovenaan de instructie en controleer elke mail handmatig. Vertrouw nooit op één keer instellen.
- De mail is te lang. Vraag om maximaal 80 woorden en één alinea.
- De klant zegt de factuur nooit ontvangen te hebben. Stuur de factuur opnieuw mee als bijlage en noem een nieuwe uiterste betaaldatum. Laat het model daar een korte, vriendelijke versie van schrijven.
Wanneer je de AI loslaat
Een derde herinnering zonder reactie is geen schrijfprobleem meer. Dan ga je beslissen: bellen, een betalingsregeling aanbieden of overdragen aan een incassobureau of jurist. AI kan hooguit een regeling of een brief voorbereiden. Of je een vordering kunt afdwingen en met welke bewijsstukken is werk voor een jurist.
Zit er meer te winnen in je financiële administratie? Een ander stuk zoekt dubbele betalingen en geleverd werk zonder factuur: dubbele betalingen opsporen. En schrijf je de offerte nog met de hand, dan werkt dezelfde aanpak vooraan in het proces: een offerte schrijven met ChatGPT.
Begin vandaag met één ding. Pak de oudste openstaande factuur, laat het model niveau 1 schrijven en verstuur hem. Dat kost vijf minuten.
Voor je een factuur verstuurt loop je hem langs met factuur controleren met AI. En een offerte die blijft liggen volg je op met offerte opvolgen met AI.