In maart komen de eerste verlofaanvragen binnen voor de zomer. Twee mensen willen week 30, een derde week 31 en de vierde heeft nog niets laten weten. Je wilt niemand teleurstellen, maar je kunt ook niet met één persoon in de winkel staan.
Verlofplanning is rekenwerk met een regel: er moeten genoeg mensen zijn. Een AI-assistent kan dat rekenwerk doen en laat zien waar het schuurt. Het besluit blijft van jou. Hieronder lees je hoe je dat opzet en wat de regels zijn.
Wat heb je nodig?
- Een overzicht met aanvragen: wie, van welke datum tot welke datum.
- Je minimale bezetting per dag of per week.
- Het saldo aan vakantiedagen per medewerker.
- Een AI-assistent, bijvoorbeeld ChatGPT, Claude of Copilot.
Wat zegt de wet?
Een werknemer heeft recht op minimaal vier keer het aantal werkdagen per week aan wettelijke vakantiedagen. Wie vier dagen werkt heeft er 16 (Bron: Ondernemersplein). Bij een nulurencontract rekent de wet in uren.
Je mag een aanvraag alleen weigeren als de vakantie grote problemen geeft voor het bedrijf. Dat moet je schriftelijk doen binnen twee weken na de aanvraag en je moet de werknemer op een ander moment vakantie laten opnemen (Bron: Rijksoverheid).
Wettelijke vakantiedagen vervallen een half jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Bovenwettelijke dagen verjaren pas na vijf jaar. Cao en contract kunnen afwijken, dus kijk in je eigen afspraken. Een werkgever die zijn team niet heeft gewezen op het openstaande saldo, kan zich vaak niet op het verval beroepen. Verstuur daarom jaarlijks een overzicht.
Beginner-tip: Ben je geen HR-specialist? Je hoeft de wet niet uit je hoofd te kennen. Zet de regels hierboven in je instructie en laat het model de aanvragen daaraan toetsen. Twijfel je over een weigering, vraag dan eerst advies.
Stap 1: maak een overzicht met codes
Zet in een spreadsheet per medewerker een code (MW1, MW2), het saldo aan wettelijke en bovenwettelijke dagen en de aangevraagde periode. Laat namen en privéredenen weg. Verlofgegevens zijn persoonsgegevens en de reden voor een aanvraag kan gevoelig zijn (Bron: DutchNews).
Stap 2: zeg wat je minimaal nodig hebt
Bijvoorbeeld: in de winkel moeten altijd twee mensen zijn, op zaterdag drie. In een kantoor: een van de twee boekhouders moet aanwezig zijn. Hoe preciezer je dit omschrijft, hoe bruikbaarder het overzicht.
Stap 3: laat het model de aanvragen toetsen
Hieronder staan verlofaanvragen van mijn team, met codes en mijn minimale bezetting.
Taak:
1. Toon per week of de minimale bezetting gehaald wordt.
2. Wijs weken aan waar aanvragen botsen met de bezetting.
3. Geef bij elke botsing twee alternatieven, bijvoorbeeld een andere week.
4. Laat per medewerker zien of het saldo aan dagen voldoende is.
Regels: verzin geen data of namen. Neem geen besluit, doe alleen voorstellen. Gebruik alleen de gegevens die ik geef.
[plak aanvragen, saldi en bezettingsregels]Stap 4: besluit en communiceer zelf
Het model laat zien waar de bezetting in gevaar komt. Jij beslist en communiceert. Wil je een aanvraag weigeren, doe dat dan schriftelijk en binnen twee weken, met een aanbod voor een andere periode. Laat het model hooguit een neutrale tekst voorbereiden die jij nalees.
Gevorderden: Let ook op de volgorde. Wie het eerst vraagt, krijgt het eerst, tenzij je een andere regel hebt afgesproken. Leg zo’n regel vast in je personeelsgids en zet hem in je instructie. Dat voorkomt discussie als het model het anders voorstelt.
Verdeelregels voor drukke periodes
In de zomer en rond feestdagen vraagt iedereen tegelijk. Leg een regel vast voor je het nodig hebt:
| Regel | Voordeel | Nadeel |
|---|---|---|
| Wie het eerst vraagt, krijgt het eerst | Duidelijk en snel | Wie laat is, valt altijd buiten |
| Om en om per jaar | Eerlijk over de jaren heen | Je moet bijhouden wie het jaar ervoor aan de beurt was |
| Een vaste periode voor iedereen | Rust voor planning | Past niet bij kleine teams |
Zet je gekozen regel in je instructie. Het model past hem dan toe op de aanvragen en laat zien waar twee mensen om dezelfde week vragen.
Een voorbeeld van wat je terugkrijgt
| Week | Gevraagd door | Minimale bezetting | Uitkomst |
|---|---|---|---|
| 30 | MW1 en MW2 | 3 van 4 | Past niet, alleen één van beiden |
| 31 | MW3 | 3 van 4 | Past |
| 32 | niemand | 3 van 4 | Past, alternatief voor week 30 |
Bij de botsing in week 30 stelt het model voor dat MW2 week 32 kiest. Of je dat voorstelt is jouw besluit. Praat er eerst over en leg het daarna vast.
Een jaarlijkse mail over het saldo
Omdat wettelijke dagen vervallen kun je je team beter elk jaar informeren. Laat het model een eerste tekst schrijven:
Schrijf een korte, vriendelijke mail aan mijn team met het verzoek om hun openstaande vakantiedagen voor [jaar] te plannen.
Noem dat wettelijke vakantiedagen een half jaar na het kalenderjaar vervallen en dat ik graag met iedereen een plan maak.
Gebruik de placeholders [naam], [saldo wettelijk] en [saldo bovenwettelijk]. Verzin geen aantallen.Vul de saldi zelf in uit je salarisadministratie. Check je contract of cao voor je de termijn in de mail zet, want die kan afwijken.
Als het misgaat
- Het model telt de dagen verkeerd. Weekenden en feestdagen tellen het vaakst mis. Controleer één aanvraag zelf met een kalender.
- Het geeft een besluit. Zeg dat het alleen voorstellen doet.
- Er zijn meer aanvragen dan plekken. Zet een verdeelregel in je instructie, zoals om en om per jaar.
- Je mist het saldo. Vraag het uit je salarisadministratie en plak alleen de getallen.
Volgende stap
Maak vandaag het overzicht met codes voor je team en leg de minimale bezetting vast. Daarna kun je elke nieuwe aanvraag in een minuut toetsen. Maak je ook roosters, dan past personeelsrooster maken met AI. Wil je afspraken over AI en personeelsgegevens vastleggen, kijk dan naar AI-beleid op de werkvloer.
Wil je verlof afstemmen op wanneer het druk is? Zie drukte voorspellen met kassadata.