Maandagochtend, zeven uur. Op je bureau liggen twaalf werkbonnen en je hebt drie monteurs. Een lekkage in het oosten moet vandaag, twee onderhoudsbeurten zitten in dezelfde wijk en voor een installatie heeft alleen Jeroen de juiste certificering. Je legt de bonnen een kwartier heen en weer.
Dat uitzoeken kan AI voor je doen als eerste ordening. Het groepeert, telt uren en laat zien waar het knelt. Wat het niet kan is rijden, bellen of rekening houden met de file op de A12. Hieronder lees je hoe je dat verdeelt.
Wat heb je nodig?
- Een tabel met je klussen. Een spreadsheet is genoeg.
- Per monteur: werkdagen, beschikbare uren en vaardigheden.
- Een AI-assistent, bijvoorbeeld ChatGPT, Claude of Copilot.
- Een routeplanner voor de controle.
Stap 1: bouw de klustabel
| Nr | Omschrijving | Gebied | Duur (uur) | Vaardigheid | Urgentie | Wens klant |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Lekkage badkamer | Oost | 2 | Loodgieter | Vandaag | Voor 12:00 |
| 2 | Onderhoud cv | Oost | 1 | Algemeen | Binnen 30 dagen | Geen |
| 3 | Installatie warmtepomp | Zuid | 6 | Gecertificeerd | Volgende week | Hele dag |
Gebruik postcodegebieden of plaatsnamen en niet de volledige adressen. Zet persoonsnamen er niet in. De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwde in 2024 dat persoonsgegevens in een chatbot tot een datalek kunnen leiden (Bron: DutchNews).
Stap 2: voeg je monteurs toe
Geef elke monteur een code (M1, M2, M3) met werkdagen, uren per dag en vaardigheden. Noem ook beperkingen: wie alleen voor 15:00 kan, wie niet alleen mag werken, wie een eigen bus heeft met bepaald materiaal.
Stap 3: laat het model een concept maken
Maak een weekplanning voor de klussen in de tabel hieronder, verdeeld over monteurs M1, M2 en M3.
Regels:
- Groepeer klussen in hetzelfde gebied op dezelfde dag en bij dezelfde monteur waar dat kan.
- Respecteer vaardigheid en de wens van de klant.
- Spoed gaat voor. Houd per monteur per dag minimaal een uur vrij voor onverwachte klussen.
- Plan niet meer uren in dan de beschikbare uren.
- Als een klus niet past, zeg dat en geef een voorstel.
Geef een tabel per dag per monteur met volgorde, gebied en duur. Zet eronder een lijst van klussen die niet zijn ingepland en waarom.
Verzin geen reistijden. Zeg dat de reistijd gecontroleerd moet worden.
[plak de tabellen]Zo kan een concept eruitzien
Stel je hebt drie klussen en twee monteurs voor dinsdag. Het model geeft bijvoorbeeld dit terug:
| Monteur | Volgorde | Gebied | Duur | Opmerking |
|---|---|---|---|---|
| M1 | 1. Lekkage badkamer | Oost | 2 uur | Spoed, voor 12:00 |
| M1 | 2. Onderhoud cv | Oost | 1 uur | Zelfde gebied, past erna |
| M2 | 1. Installatie warmtepomp | Zuid | 6 uur | Gecertificeerd, hele dag |
De waarde zit in de groepering: de twee klussen in het oosten staan achter elkaar bij dezelfde monteur. Dat bespaart rijtijd. Jij controleert nog wel of het materiaal in de bus ligt en of de reistijd klopt.
Stap 4: controleer reistijd en praktische beperkingen
Het model kent geen actuele verkeersdrukte en geen werkelijke rijtijden. Loop daarom elke route na in een routeplanner. Kijk ook naar materiaal: heeft de monteur de onderdelen in de bus of moet hij eerst langs de groothandel?
Gevorderden: Wil je het model laten schatten hoe lang een klus duurt op basis van je eerdere werkbonnen? Plak een export van je afgelopen kwartaal en vraag om de gemiddelde duur per soort klus. Plan dan met die cijfers in plaats van met je onderbuik. Voor die analyse helpt maandcijfers analyseren met AI.
Stap 5: bel de klant en leg vast
Jij bevestigt de afspraken, niet het model. Gebruik AI hooguit om een korte bevestiging te schrijven met datum en tijdvak, met placeholders voor naam en adres.
Spoed en herplanning
Een spoedklus komt altijd op het slechtste moment. Gebruik een vaste opdracht om alleen die dag te herplannen:
Hieronder staat de planning voor [dag]. Er komt een spoedklus bij: [omschrijving, gebied, duur, vaardigheid].
Plaats hem bij de monteur waar hij het minst verstoort. Verschuif zo weinig mogelijk andere klussen.
Laat zien welke klussen verschuiven en welke klant ik moet bellen.Leg de nieuwe afspraak zelf vast en bel de klant waarvan de afspraak verschuift. Laat het model daar nooit zelf over beslissen.
Leer van de werkelijke tijd
Noteer na elke klus hoe lang hij echt duurde. Plak na een maand de werkbonnen in de assistent en vraag: “wat is de gemiddelde duur per soort klus en waar zat ik het vaakst naast?”. Daarmee verbeter je elke volgende planning. Een schatting uit je onderbuik wordt zo een schatting op basis van eigen cijfers.
Als het misgaat
- Het model plant te veel in. Verlaag het aantal uren per dag in je instructie of verhoog de buffer.
- Het negeert een vaardigheid. Zet de eis bovenaan en herhaal hem bij de klus.
- Een monteur valt uit. Plak de planning en vraag om herplanning van alleen die dag.
- De planning verandert elk uur. Dan is een spreadsheet met AI te traag. Kijk naar een planningspakket. Leveranciers als Ordio vergelijken zulke pakketten op hun site (Bron: Ordio).
Volgende stap
Pak de bonnen van volgende week en maak de tabel. Laat het model een concept maken en vergelijk dat met wat je zelf zou doen. Plan je ook je eigen uren? Dan helpt je week plannen met AI. Plan je medewerkers in een winkel of horecazaak, kijk dan naar personeelsrooster maken met AI.