Je stuurt een factuur en een week later belt de inkoper van je klant. Er mist een nummer en hij kan de btw niet verwerken. Je past de factuur aan, verstuurt hem opnieuw en de betaling schuift weer een week op.
Dat is vermijdbaar. De verplichte gegevens op een factuur zijn een vaste lijst en een AI-assistent kan je concept er in tien seconden langs halen. Hieronder lees je wat er op moet staan, binnen welke termijn je factureert en hoe je de check opzet.
Wat heb je nodig?
- Een conceptfactuur uit je boekhoudpakket, Word of Excel.
- Een AI-assistent naar keuze, bijvoorbeeld ChatGPT, Claude, Gemini of Copilot.
- Vijf minuten, eenmalig, om de instructie op te zetten.
Wat moet er verplicht op een factuur?
Dit zijn de eisen volgens Ondernemersplein (Bron: Ondernemersplein):
- je btw-identificatienummer en het btw-bedrag;
- de factuurdatum en een doorlopend, uniek factuurnummer. Een nummer mag nooit twee keer voorkomen;
- je eigen naam en adres en die van je klant;
- je KvK-nummer, als je in het Handelsregister staat;
- de leverdatum;
- een omschrijving van de goederen of diensten en de hoeveelheid of omvang.
Je stuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je geleverd hebt. Is het totaal inclusief btw niet meer dan €100, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Datzelfde geldt voor een creditfactuur die een eerdere factuur wijzigt. De precieze inhoud van die vereenvoudigde factuur staat bij de Belastingdienst.
Het algemene btw-tarief is 21%. Voor sommige goederen en diensten geldt 9% of 0% (Bron: Belastingdienst). Welk tarief bij jouw werk hoort, zoek je dus altijd bij de Belastingdienst of je accountant uit.
Beginner-tip: Twijfel je over het btw-tarief? Laat AI dat nooit voor je beslissen. Het kan het tarief opzoeken dat jij bedoelt, maar of jouw dienst onder 9% of 21% valt is een fiscale keuze.
Stap 1: maak een controle-instructie
Schrijf één keer een instructie en bewaar die in een Project of notitie:
Je controleert conceptfacturen van mijn bedrijf in Nederland op de verplichte gegevens.
Loop deze lijst na en geef per punt "aanwezig", "ontbreekt" of "onduidelijk":
1. btw-identificatienummer van de leverancier
2. btw-bedrag, apart vermeld
3. factuurdatum
4. uniek, doorlopend factuurnummer
5. naam en adres leverancier
6. naam en adres klant
7. KvK-nummer leverancier
8. leverdatum
9. omschrijving van goederen of diensten
10. hoeveelheid of omvang
Controleer daarna de rekensom: totaal excl. btw + btw = totaal incl. btw. Noem het btw-percentage dat je ziet.
Regels: verzin niets. Zie je een [placeholder], behandel dat als "aanwezig, nog in te vullen".
Sluit af met een lijstje van wat ik moet aanvullen of nalopen.Stap 2: plak je concept met placeholders
Vervang echte gegevens van je klant door placeholders voor je het in de chat zet: [klantnaam], [adres klant], [bedrag]. De controle is een controle op structuur, niet op inhoud. De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwde in 2024 dat persoonsgegevens in een chatbot tot een datalek kunnen leiden (Bron: DutchNews).
Stap 3: controleer wat AI niet kan
Het model kan niet weten of je factuurnummer echt uniek is in je eigen administratie. Check dat zelf. Exporteer de kolom met factuurnummers uit je pakket en laat Excel dubbele waarden markeren: Start, Voorwaardelijke opmaak, Markeringsregels voor cellen, Dubbele waarden. Ook de leverdatum en het btw-percentage controleer je zelf tegen je werkbon of offerte.
Gevorderden: Heb je klanten in het buitenland, verlegde btw of een mix van tarieven? Dan klopt de standaardlijst niet meer. Leg zulke facturen voor aan je accountant. AI kan er een eerste lezing van maken maar mist de context van jouw situatie.
Zo ziet een complete factuur eruit
Hieronder een conceptfactuur met placeholders. Elke regel hoort bij een eis uit de lijst hierboven.
| Veld | Voorbeeld | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Factuurnummer | 2026-0142 | Een nummer dat twee keer voorkomt of een gat in de reeks |
| Factuurdatum | [datum] | Datum van de offerte in plaats van van de factuur |
| Leverdatum | [datum of periode] | Weglaten, omdat je denkt dat de factuurdatum volstaat |
| Je gegevens | [naam, adres, btw-id, KvK-nummer] | Btw-id of KvK-nummer vergeten |
| Klantgegevens | [naam en adres klant] | Alleen een bedrijfsnaam zonder adres |
| Omschrijving | [wat je leverde, hoeveel] | “Werkzaamheden” zonder omvang |
| Bedragen | [bedrag excl. btw, btw-bedrag, totaal] | Btw alleen als percentage en niet als bedrag |
Een creditfactuur die een eerdere factuur wijzigt mag in vereenvoudigde vorm. Verwijs er dan wel in naar het nummer van de oorspronkelijke factuur zodat de administratie van je klant klopt.
Maak er een vaste routine van
Een goede check is er één die je elke maand doet. Zet daarvoor drie dingen vast:
- Een sjabloon met alle velden. Dan mist er per ongeluk niets meer.
- Een maandelijkse nummercontrole. Exporteer je factuurnummers en zet in Excel naast de kolom een formule die dubbele nummers markeert, bijvoorbeeld
=AANTAL.ALS(A:A;A2)>1. Een uitkomst WAAR betekent dat dat nummer vaker voorkomt. - Een vaste factureerdag. Boek in je agenda een moment kort na het einde van elke maand. Zo zit je ruim voor de 15e dag van de maand erna.
De AI-check hierboven vangt vooral ontbrekende velden. De nummercontrole vangt dubbele nummers. Samen dekken ze de twee fouten die het vaakst tot gedoe leiden.
Als het misgaat
- Het model zegt dat alles klopt, maar de klant meldt iets. Het model controleert wat je plakt. Mist er in je sjabloon een veld, dan ziet het dat alleen als het in je lijst staat. Vul de lijst aan.
- Het rekent anders dan jij. Laat het de berekening stap voor stap tonen. Een afrondingsverschil van een cent is vaak de oorzaak.
- Het noemt een tarief dat niet bij je dienst past. Negeer dat en vraag je accountant. Het model ziet je werk niet.
Volgende stap
Pak je laatste vijf facturen, haal ze met placeholders door de controle en kijk wat er mist. Vaak zit het patroon in één veld dat je sjabloon vergeet. Stuurt een klant niet op tijd? Lees dan betalingsherinnering schrijven met AI. En schrijf je de offerte er nog voor, dan werkt offerte schrijven met ChatGPT hetzelfde.