Offerte schrijven met ChatGPT: prompt-template voor het MKB

Waarom dit het MKB-probleem is dat AI écht oplost

Vraag tien MKB-ondernemers waar hun avonduren in gaan zitten en je hoort drie dezelfde antwoorden: e-mail, administratie en offertes. Voor de grotere keuze eromheen: zo kies je één AI-project dat oplevert. Vooral offertes. Eén offerte is een uur tijd — projectomschrijving uitwerken, scope afbakenen, uurinschatting onderbouwen, toon goed krijgen, prijs op een logische manier opbouwen. Vermenigvuldig met een offerte of drie per week, en je bent een halve werkdag kwijt aan iets dat de klant in vijf minuten doorleest.

Hier is de eerlijke versie: ChatGPT lost dit op. Niet voor 100%, niet zonder eigen werk, maar wel voor het 60% van het werk dat eigenlijk repetitief sjabloon-werk is. Je houdt over: de unieke probleem-formulering per klant en de eindcontrole van prijs en juridische velden. Een goed opgezet ChatGPT-Project verlaagt een doorsnee MKB-offerte van 45-60 minuten naar zo’n 8-12 minuten (ZZP-Kompas — AI-offertes schrijven) — én levert consistenter resultaat dan handmatig, omdat het LLM zich strikt aan je project-instructies houdt.

Deze gids laat zien hoe je een ChatGPT-Project opzet voor offertes, welk prompt-template je in de project-instructies plakt, en welke vier velden je nooit aan de AI mag overlaten. Voor het bredere plaatje van waar AI het verschil maakt voor MKB-werk: zie vijf MKB-kansen rond AI. Twijfel je of een groot voorstel wel klopt, laat het dan eerst door een AI-adviesraad op de pijnbank leggen.

Update 25 september 2026: Abonnementen en prijzen gecorrigeerd. Projects zit sinds 3 september 2025 ook in gratis ChatGPT (niet sinds mei 2026), Plus kost $20 per maand en het Team-abonnement heet nu Business. Toegevoegd: het KvK-nummer is op offertes wettelijk verplicht, en voor Free en Plus biedt OpenAI geen verwerkersovereenkomst (OpenAI).

Beginner-tip: Begin niet met een Custom GPT: dat is bedoeld om te delen, en OpenAI stopt er op 11 december 2026 mee (zo migreer je bestaande GPT’s). Begin met een Project. Een Project is jouw werkruimte: chats, bestanden, instructies bij elkaar, alleen voor jou (of voor je team, als je het project deelt). Klantdata blijft in jouw omgeving.

ChatGPT Projects in 30 seconden

ChatGPT Projects zijn werkruimtes binnen ChatGPT waarin je instructies, bestanden en chats rondom één onderwerp bundelt (OpenAI: Using projects). Drie kerncomponenten:

• Project-instructies. Een tekstveld waar je je vaste context plakt: bedrijfsnaam, toon, structuur en regels die voor élke chat in dit project gelden. Hier komt het prompt-template terecht.
• Project-bestanden. Documenten die ChatGPT als achtergrondreferentie kan lezen. Voor offertes: 2-3 voorbeeldoffertes met de juiste toon en structuur (klantnamen geanonimiseerd).
• Chats. Elke nieuwe offerte is een nieuwe chat in hetzelfde project. Het LLM weet uit project-instructies en bestanden hoe het de output moet bouwen; jij vult alleen klantbriefing in.

Projects zit sinds september 2025 ook in het gratis abonnement, en verder in Go, Plus, Pro, Business en Enterprise (OpenAI: Using projects). Free heeft maximaal 5 bestanden per project, Go en Plus 25, Pro en Business 40. Voor de typische MKB-ondernemer is Plus ($20 per maand) de logische keuze: 25 bestanden per project en ruimere toegang tot de nieuwste modellen. Wie nog vergelijkt met andere assistenten: onze keuzehulp en de absolute-beginners-gids voor ChatGPT helpen.

Het prompt-template om te kopiëren

Hieronder het template dat je in je project-instructies plakt. Vervang de {vetgedrukte velden} met je eigen bedrijfsgegevens. Daarna hoef je dit nooit meer aan te raken; per offerte vul je alleen de Klantbriefing-velden in onderaan.

ROL
Je bent een ervaren offerte-schrijver voor {JOUW BEDRIJFSNAAM},
een {KORTE BESCHRIJVING — bv. "marketingbureau gericht op B2B
SaaS-bedrijven van 10-50 medewerkers"}. Je schrijft offertes
namens de eigenaar.

TOON
{KIES: formeel-zakelijk / professioneel-warm / no-nonsense
technisch / vriendelijk-toegankelijk}. Vermijd jargon waar de
klant geen specialist is. Geen overdreven beleefdheidsfrases.
Schrijf in de jij-vorm tenzij de klantbriefing aangeeft dat
"u"-vorm passender is.

VASTE BEDRIJFSGEGEVENS (gebruik ALTIJD letterlijk)
- Bedrijfsnaam: {JOUW BEDRIJFSNAAM}
- KvK-nummer: {JOUW KVK}
- BTW-nummer: {JOUW BTW}
- Standaard uurtarief: € {TARIEF} excl. BTW
- Reiskostenvergoeding: € {0,25 of n.v.t.} per km
- Geldigheidsduur offerte: {30} dagen na verzenddatum
- Betalingstermijn: {14} dagen na factuurdatum
- Verwijzing algemene voorwaarden: "Op deze offerte zijn onze
  algemene voorwaarden van toepassing, te raadplegen op
  {URL ALGEMENE VOORWAARDEN}."

STRUCTUUR
Elke offerte bevat deze paragrafen, in deze volgorde:
1. Aanhef — persoonlijk, één zin die laat zien dat je de
   klantvraag begrepen hebt.
2. Begrip van de vraag — 2-3 zinnen waarin je het probleem
   van de klant in je eigen woorden samenvat.
3. Voorgestelde aanpak — 3-6 bullets, concreet, in werkwoordvorm
   ("Inventariseren van...", "Opstellen van...", "Opleveren van...").
4. Scope-afbakening — wat zit erin, wat zit er expliciet NIET in.
5. Investering — uren-inschatting per onderdeel × uurtarief,
   subtotaal excl. BTW, BTW-bedrag, totaal incl. BTW.
6. Tijdlijn — start, milestones, oplevering.
7. Voorwaarden — geldigheidsduur, betalingstermijn, verwijzing
   algemene voorwaarden.
8. Vervolgstap — concreet ("Akkoord? Bevestig per mail en we
   plannen de kick-off binnen 5 werkdagen.").

REGELS
- Vul nooit fictieve KvK- of BTW-nummers in. Gebruik altijd de
  vaste bedrijfsgegevens hierboven.
- Geef in de uren-inschatting een range NIET — geef een vast
  aantal uren per onderdeel. Liever te hoog dan een range.
- Vermeld de prijs inclusief én exclusief BTW.
- Schrijf geen "wij" als de klant met één persoon te maken
  heeft; schrijf "ik" wanneer dat klopt.
- Begin nooit met "Geachte" tenzij de Klantbriefing dat
  expliciet zegt.

OUTPUT
Lever de offerte als doorlopende tekst met duidelijke
kopjes per paragraaf. Geen markdown-tabellen voor de prijs;
gebruik een schone opsomming. Lengte: 350-500 woorden,
exclusief vaste paragraaf "Voorwaarden".

Onderaan elke nieuwe chat vul je vervolgens deze Klantbriefing in:

KLANTBRIEFING
- Klantbedrijf:
- Contactpersoon en functie:
- Probleem/vraag in jouw eigen woorden:
- Scope (wat moet er gebeuren):
- Uit scope (wat NIET):
- Uren-schatting per onderdeel:
- Gewenste start- en opleverdatum:
- Bijzonderheden (toon, voorkeur, eerdere samenwerking):

Gevorderden: Wil je dit nog scherper? Voeg een paragraaf “VOORBEELDEN” toe waarin je 2 anonieme eerdere offerte-fragmenten plakt met de exacte toon die je wilt. LLM’s leren toon beter uit voorbeelden dan uit beschrijvingen. Voor wie de hele prompt-engineering-laag wil snappen: lees onze vijf prompt-technieken voor beginners — vooral de paragraaf over “few-shot prompting” is hier direct toepasbaar.

De vier velden die je NOOIT aan AI overlaat

Hoe goed je template ook is, vier velden controleer je voor verzenden altijd zelf:

1. KvK- en BTW-nummer. Het KvK-nummer moet wettelijk op elke offerte staan (KVK). Het LLM kent jouw nummers niet en zal in een onbewaakt moment iets verzinnen dat plausibel klinkt maar fictief is. Het vaste-bedrijfsgegevens-blok in je template ondervangt dit; het zelf nakijken garandeert het.
2. Exacte prijs incl. BTW. Reken de prijs eenmaal handmatig na. Uren × tarief, BTW erbij, totaal. Een rekenfoutje in de offerte is de soort fout die je dichthoudt voor de klant, met een kromme reputatie als gevolg.
3. Geldigheidsduur. Standaard 30 dagen na verzenddatum, maar pas hem aan voor projecten waar je je werkrooster snel vol hebt of waar prijzen door koers- of materiaal­schommelingen kunnen verschuiven.
4. Verwijzing naar algemene voorwaarden. Juridisch belangrijk voor aansprakelijkheid. URL of bijlage moet erbij staan. Een offerte zonder verwijzing naar AV blijft geldig, al verzwakt het je positie bij geschillen.

Beginner-tip: Maak een “voor verzenden”-checklist in je notitie-app met deze vier velden. Doe de check letterlijk visueel, vinkje voor vinkje. Dit kost 90 seconden en heeft een rendement dat zich na één onbedoelde misser al terugverdient.

AVG, AI Act en de praktijk

Een offerte schrijven met klantgegevens in ChatGPT kan, als je drie dingen regelt:

• Privacy-instellingen uit. Settings → Data Controls → ‘Improve the model for everyone’ uit. Dan gebruikt OpenAI je nieuwe gesprekken niet voor training (OpenAI: Data Controls). Free heeft dezelfde knop. Business en Enterprise worden standaard niet voor training gebruikt, en alleen daarvoor sluit OpenAI een verwerkersovereenkomst (OpenAI).
• Geen bijzondere persoonsgegevens. Bedrijfsnaam, contactpersoon, projectvraag mag. Patiëntinformatie, religie, gezondheid, etniciteit niet. Werk je in zorg, juridisch of HR? Dan een EU-gehoste oplossing of ChatGPT Enterprise.
• Transparantie. De transparantieregels van de AI Act (sinds 2 augustus 2026, Business.gov.nl) verplichten je niet om in elke offerte te vermelden dat AI hielp — maar als de klant er expliciet naar vraagt, geef je een eerlijk antwoord. Jij blijft inhoudelijk verantwoordelijk; dat hoef je niet te verbergen.

Voor wie wil weten welke toezichthouder bij zijn branche hoort en welke meldplichten waar gelden: ons artikel Toezichthouders, AP en de AI Act — wat het MKB nu echt moet weten splitst het uit per sector. Voor het MKB zonder zwaar sector-toezicht is de Autoriteit Persoonsgegevens praktisch het enige aanspreekpunt — en die kijkt vooral naar de AVG-kant van het verhaal, niet naar je offerte-workflow.

Waar offertes-AI past in een bredere MKB-stack

Een offerte schrijven is zelden een geïsoleerde handeling. Het start meestal met een klantgesprek, waar Granola je vergader-notulen in vijf minuten klaarzet, en eindigt vaak met een vervolg-mailwisseling die je weer in ChatGPT kunt voorbereiden. Wie de stap verder zet, koppelt deze drie aan een klantenservice-laag via WhatsApp Business met AI — zo dekt je AI-stack klantvraag, gespreksregistratie en offerte in één doorlopend ritme.

Deze drie tutorials vormen samen het pad dat de stand-van-zaken-analyse van juni 2026 als de drie meest renderende MKB-startpunten benoemt. Begin met notuleren — de drempel ligt het laagst. Voeg offertes toe — de tijdwinst is direct meetbaar. Sluit af met klantvragen — de winst stapelt zich op naarmate je bot rijpt.

Conclusie: van avond-uur naar tien minuten

Een offerte schrijven hoort bij ondernemen. Een offerte schrijven van zes uur ‘s avonds tot acht uur, omdat de week vol was, hoort dat niet. Dit template — eenmalig in een ChatGPT-Project geplakt, eenmalig met je vaste bedrijfsgegevens ingevuld — verlaagt dat tijdbeslag tot een fractie. Wat je inlevert: de illusie dat elk woord persoonlijk getypt was. Wat je terugkrijgt: tijd, consistentie en een offerte die zijn werk doet.

Begin vandaag. Maak het project aan, plak het template, upload je twee beste eerdere offertes, en run de eerstvolgende offerte erdoor. Tien minuten. Mét controle van die vier verplichte velden. En tegen het einde van de maand vraag je je af waarom je dat halve-werkdag-ritueel ooit nog handmatig deed.

Stand van zaken — bijgewerkt 2026-09-25

Het template en de controlelijst hierboven blijven werken, welk model of abonnement je ook hebt. De abonnementen en limieten hieronder veranderen vaker.

Bronnen: OpenAI: Using projects, OpenAI: Data Controls FAQ, OpenAI: Enterprise privacy.