Je krijgt een aanvraag voor een klus van twee weken. Je denkt even na, noemt een bedrag dat rond aanvoelt en stuurt de offerte. Drie weken later zit je erin en je weet niet of je er iets aan verdiend hebt.
Een prijs hoeft geen gok te zijn. Met een eenvoudige opbouw van kostprijs naar verkoopprijs weet je wat je minimaal nodig hebt en wat je kunt vragen. AI kan de spreadsheet voor je opzetten en elke stap uitleggen. Hieronder lees je hoe.
Wat heb je nodig?
- Een idee van je jaarkosten: wat je zelf wilt verdienen, je vaste kosten en wat je niet kunt doorberekenen.
- Een AI-assistent die tabellen en formules kan maken, zoals ChatGPT, Claude of Copilot.
- Een spreadsheet om het in te bewaren.
De opbouw in vier stappen
- Kostprijs per uur. Deel wat je per jaar nodig hebt (inkomen plus vaste kosten) door het aantal uren dat je werkelijk factureert. Dat laatste is lager dan je werkuren, want administratie, acquisitie, ziekte en vakantie zijn niet declarabel.
- Kosten per klus. Uren maal kostprijs per uur, plus materiaal, plus onderaannemers en reiskosten.
- Marge. Wat je wilt overhouden bovenop de kosten.
- Btw. Het laatste, over de verkoopprijs zonder btw.
Gevorderden: Opslag en marge zijn niet hetzelfde. Een opslag van 25% op de kostprijs betekent dat je een product van 100 euro voor 125 euro verkoopt. De marge is dan 25 euro op 125 euro, dus 20%. Wie een marge van 25% wil halen, heeft een opslag van ongeveer 33% nodig. Kies één van de twee en houd je daaraan.
Stap 1: laat het model de spreadsheet bouwen
Geef je cijfers en vraag om een tabel met formules:
Bouw een calculatiesheet voor mijn offertes in Nederland. Invoer: gewenst jaarinkomen [bedrag], vaste kosten per jaar [bedrag], aantal declarabele uren per jaar [aantal].
Bereken eerst mijn kostprijs per uur. Maak daarna een tabel waarin ik per klus invul: uren, materiaalkosten, onderaannemers, reiskosten en gewenste marge in %.
Laat zien: totale kostprijs, verkoopprijs exclusief btw, btw-bedrag (ik vul het percentage zelf in) en verkoopprijs inclusief btw.
Toon per cel de formule en leg in één zin uit wat die doet. Verzin geen getallen en neem geen percentages over die ik niet noem.Met ChatGPT of Claude met code-uitvoering krijg je een spreadsheet terug die je kunt downloaden (Bron: OpenAI). Anders krijg je de formules als tekst om in Excel te plakken.
Stap 2: reken één voorbeeld zelf na
Neem een klus met simpele getallen en reken het met een rekenmachine door. Stel: 20 uur, kostprijs 72 euro per uur, 300 euro materiaal en 20% marge op de verkoopprijs. Kostprijs is 1.440 plus 300 is 1.740 euro. Bij 20% marge is de verkoopprijs 1.740 gedeeld door 0,8, dus 2.175 euro exclusief btw. Komt de sheet daar niet op uit, dan klopt de formule niet. Corrigeer dat voor je verder gaat.
Een volledig voorbeeld
Alle getallen hieronder zijn verzonnen om de rekenwijze te laten zien. Neem ze niet over.
Kostprijs per uur. Stel je wilt 60.000 euro per jaar verdienen en hebt 12.000 euro aan vaste kosten. Je factureert ongeveer 1.000 uur per jaar. Dan is je kostprijs per uur (60.000 plus 12.000) gedeeld door 1.000, dus 72 euro.
Een klus van 20 uur met 300 euro materiaal en 20% marge. De kostprijs is 20 maal 72 is 1.440 euro, plus 300 euro materiaal, dus 1.740 euro. Bij 20% marge op de verkoopprijs deel je door 0,8: 2.175 euro exclusief btw. Bij 21% btw komt daar 456,75 euro bij, dus 2.631,75 euro inclusief btw.
Wat gebeurt er bij tegenvallers? Dezelfde prijs van 2.175 euro, andere kosten:
| Scenario | Kostprijs | Marge op 2.175 euro |
|---|---|---|
| Zoals gepland | 1.740 euro | 20,0% |
| 5 uur langer dan gepland | 2.100 euro | 3,4% |
| Materiaal 10% duurder | 1.770 euro | 18,6% |
| Je wilt 25% marge halen | 1.740 euro | Prijs wordt 2.320 euro |
Vijf uur extra eet bijna je hele marge op. Dat is het getal waar je aan denkt als een klant om korting vraagt.
Veelgemaakte prijsfouten
- Je rekent alleen met je werkuren. Administratie, acquisitie en ziekte verdwijnen daardoor uit je tarief.
- Je vergeet reistijd en voorbereiding. Neem ze mee als uren of als vast bedrag.
- Je geeft korting zonder te kijken wat het met je marge doet. Laat het model uitrekenen hoeveel het scheelt.
- Je mengt inclusief en exclusief btw. Reken altijd in één eenheid en tel de btw aan het eind op.
- Je past je tarief nooit aan. Reken je kostprijs minstens één keer per jaar opnieuw door.
Stap 3: kies het btw-tarief zelf
Het algemene tarief is 21%. Voor sommige goederen en diensten geldt 9% of 0% (Bron: Belastingdienst). Zoek bij jouw type werk uit welk tarief geldt en vul dat in. Dat doet het model niet voor je.
Stap 4: speel met scenario’s
Dit is waar AI echt helpt. Vraag: “wat gebeurt er met mijn marge als de klus 5 uur langer duurt?”, “wat als het materiaal 10% duurder wordt?” en “welke verkoopprijs heb ik nodig voor 25% marge?”. Dan zie je meteen hoeveel ruimte je hebt voor een korting.
Als het misgaat
- De sheet geeft vreemde getallen. Controleer de eenheden en of je marge als 0,2 of als 20 hebt ingevoerd.
- Het model rekent met een tarief dat je niet noemde. Zeg dat het alleen jouw invoer gebruikt.
- Het eindbedrag voelt verkeerd. Reken het na met je voorbeeld. Komt het niet overeen, gebruik dan het handmatige bedrag en laat het model de formule herzien.
- Je hebt geen idee van je declarabele uren. Schat conservatief en reken met een lager aantal dan je werkuren.
Volgende stap
Bouw de sheet met je eigen cijfers en reken je laatste drie offertes erdoorheen. Zie je dat je te laag zat? Dan weet je meteen wat je volgende keer anders doet. De offerte zelf laat je schrijven met offerte schrijven met ChatGPT en volgt de opvolging met offerte opvolgen met AI. Voor je eigen cijfers per maand is er maandcijfers analyseren met AI.