Het is donderdagavond en het rooster voor volgende week is nog niet af. Anna kan niet op vrijdag, Daan wil juist extra uren, de zaterdag heeft drie mensen nodig en twee zijn al drie dagen achter elkaar ingeroosterd. Een uur later zit je nog steeds te schuiven.
Dit is een puzzel met regels. Precies dat kan een AI-assistent goed doen als eerste versie. Hieronder lees je hoe je dat aanpakt voor een klein team, welke wettelijke regels je meegeeft en hoe je met één Excel-formule controleert of het concept klopt. Het is bedoeld voor teams tot ongeveer 15 mensen, in horeca, winkel of een ander bedrijf met wisselende diensten.
Wat heb je nodig?
- Een AI-assistent die tabellen maakt en een spreadsheet. ChatGPT, Claude, Gemini of Copilot volstaan alle vier.
- Per medewerker: contracturen, vaste vrije dagen en wanneer iemand die week kan.
- De bezetting die je nodig hebt per dag of dagdeel, inclusief drukke momenten.
- Je regels: wettelijke rusttijden, maximale diensten achter elkaar en eigen afspraken.
Beginner-tip: Heb je nog nooit een prompt geschreven? Lees eerst prompten voor beginners. Dit stappenplan werkt ook als je alleen kopieert en je gegevens invult.
Stap 1: maak codes van je medewerkers
Medewerkersgegevens zijn persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwde in 2024 dat het invoeren daarvan in een AI-chatbot tot een datalek kan leiden (Bron: DutchNews). Dus werk met codes.
Maak in je eigen bestand een kolom MW1, MW2, MW3 naast de echte naam. Het model krijgt alleen de codes. Zet ook geen privéreden in de invoer: “kan niet op vrijdag” is genoeg, “moet naar de dokter” hoeft het model niet te weten.
Stap 2: bouw de invoertabel
Eén regel per medewerker. Dit is een voorbeeld voor een team van vijf:
| Code | Contracturen | Beschikbaar | Niet beschikbaar | Opmerking |
|---|---|---|---|---|
| MW1 | 24 | ma t/m za | vr | Kan sluiten |
| MW2 | 32 | ma t/m zo | Kan sluiten | |
| MW3 | 16 | do t/m za | Alleen overdag | |
| MW4 | 20 | ma t/m vr | za, zo | |
| MW5 | 12 | za, zo | Wil extra uren |
Voeg daaronder de bezetting toe: per dag de diensten en het aantal mensen. Bijvoorbeeld zaterdag: vroege dienst 08:00 tot 16:00 met twee mensen, late dienst 12:00 tot 20:00 met drie.
Stap 3: geef de regels mee
Dit zijn de wettelijke regels die je meegeeft (Bron: Rijksoverheid):
- Na een werkdag minimaal 11 aaneengesloten uur rust. Eén keer per 7 dagen mag dat naar 8 uur, alleen als het werk dat nodig maakt.
- Wekelijkse rust van 36 aaneengesloten uur per 7 keer 24 uur.
- Maximaal 12 uur per dienst en maximaal 60 uur per week.
- Gemiddeld maximaal 55 uur per week over 4 weken en maximaal 48 uur over 16 weken.
Gelden er voor jou afwijkende regels, zoals een cao, jongeren onder de 18 of zwangere medewerkers? Dan gaan die voor. De Rijksoverheid wijst erop dat deze groepen aparte regels hebben. Pauzes en nachtdiensten staan niet op die pagina, dus kijk daarvoor in je cao of de Arbeidstijdenwet zelf.
Heb je oproepkrachten? Dan moet je ze minimaal vier dagen van tevoren oproepen. Zeg je een oproep binnen vier dagen af, dan betaal je de uren toch (Bron: Salaris Vanmorgen). Zet dat in je instructie.
Stap 4: laat het model een concept maken
Plak je tabel, je bezetting en je regels in de assistent met deze opdracht:
Maak een weekrooster voor volgende week (ma t/m zo) op basis van de tabel en bezetting hieronder.
Regels, in volgorde van belangrijkheid:
1. Minimaal 11 uur rust tussen twee diensten van dezelfde medewerker.
2. Maximaal 12 uur per dienst en niemand boven de contracturen van de week, behalve MW5 die extra mag.
3. Houd rekening met "niet beschikbaar" en de opmerkingen.
4. Elke dienst heeft precies het aantal mensen uit de bezetting.
5. Verdeel late diensten en weekenddiensten eerlijk.
Geef de uitkomst als tabel met per dag: dienst, tijden en medewerkers. Zet eronder per medewerker het totaal aantal uren.
Als iets niet kan, zeg dat en geef een voorstel. Verzin geen medewerkers of uren.
[plak hier je tabel en bezetting]Het resultaat is een concept. Behandel het als de eerste versie van een collega die snel is maar niet alles meeneemt.
Stap 5: controleer zelf op rusttijden en uren
Dit is de stap die je niet overslaat. Een taalmodel houdt een lange reeks regels niet altijd tegelijk vast. In de praktijk gaat het mis bij rusttijden over een dagwissel (laat sluiten, vroeg beginnen) en bij weektotalen die net boven het contract uitkomen.
Zet het rooster in Excel met per dienst een begin- en eindmoment als datum met tijd. De rust tussen twee diensten van één medewerker reken je dan zo uit: begin van de volgende dienst min einde van de vorige, maal 24. Staat het einde in C2 en het begin van de volgende dienst in B3, dan is de formule:
=(B3-C2)*24Zet met voorwaardelijke opmaak alles onder 11 op rood. Kijk daarna ook naar de totalen per medewerker: kloppen die met de contracturen en blijven ze onder de maxima?
Gevorderden: Wil je het model laten rekenen in plaats van schatten? Zet in je instructie dat het eerst een controlelijst moet maken: per medewerker alle diensten met rusttijd ertussen. Dan zie je meteen waar het een regel breekt. Een assistent met code-uitvoering (ChatGPT of Claude met analyse aan) kan dit exact narekenen. De uiteindelijke controle blijft bij jou.
Als het misgaat
- Het model plaatst iemand op een dag dat hij niet kan. Herhaal de beperking bovenaan en vraag om een nieuwe versie. Noem de medewerker bij code.
- Het rooster is oneerlijk verdeeld. Voeg toe: “verdeel het aantal late diensten gelijk over medewerkers en laat zien hoe vaak iedereen een late dienst heeft”.
- Het concept past niet. Vraag om twee alternatieven en kies het beste. Lukt het niet, dan ligt het vaak aan de bezetting die je vraagt en niet aan het model: er zijn simpelweg te weinig uren beschikbaar.
- Iemand meldt zich ziek. Plak het bestaande rooster erin en vraag alleen om herplanning van die dienst, met dezelfde regels.
Wanneer is een planningspakket beter?
Een spreadsheet met AI werkt voor een klein team met vaste patronen. Planningsleverancier Ordio noemt ongeveer 15 medewerkers als grens waarboven een Excel-rooster krap wordt (Bron: Ordio). Dat is een leveranciersclaim, maar de logica klopt. Zodra medewerkers zelf willen ruilen, beschikbaarheid doorgeven op hun telefoon of je urenregistratie nodig hebt, is een planningspakket de logische stap. Leveranciers zoals Dyflexis en Ordio bieden die aan. Dyflexis schrijft in een eigen e-book over rooster-AI die de personeelsbehoefte uit de verwachte drukte afleidt. Zie dat als leveranciersinformatie en vraag zelf een demo aan.
Plan je geen mensen maar productie? Dan is de aanpak vergelijkbaar maar groter. Een Nederlands metaalbedrijf liet AI de productieplanning bepalen op de energieprijs, zie GOMA over productieplanning en energieprijzen. En zoek je personeel in plaats van een rooster? Begin dan bij eerste stappen tegen personeelstekort.
Volgende stap
Maak dit weekend de invoertabel voor je team met codes en bewaar je instructie. Volgende week plak je alleen de beschikbaarheid en de bezetting erin en heb je een concept in vijf minuten. Spreek ook met je team af hoe je AI gebruikt voor hun gegevens: de drie afspraken staan in AI-beleid op de werkvloer.
Rooster en drukte horen bij elkaar: met drukte voorspellen met kassadata zie je wanneer je meer of minder mensen nodig hebt. Verlof stem je af met vakantie en verlof plannen met AI. Plan je monteurs bij klanten, zie dan klussen en monteurs inplannen met AI.