Het is vrijdagmiddag en je lijst voor volgende week heeft veertien punten. Drie klanten, een offerte, de administratie, een afspraak bij de bank en een artikel dat al drie weken blijft liggen. Je kijkt naar je agenda en ziet maar twee lege dagen.
AI kan niet meer uren maken. Het kan wel laten zien wat past, wat niet past en wat je beter anders doet. Hieronder lees je hoe je in tien minuten een weekplanning maakt die klopt.
Wat heb je nodig?
- Een lijst van alles wat je volgende week wilt of moet doen.
- Je vaste afspraken en je beschikbare uren.
- Een AI-assistent, bijvoorbeeld ChatGPT, Claude, Gemini of Copilot.
Beginner-tip: Heb je nog niet eerder met een assistent gewerkt? Kijk eerst naar prompten voor beginners. Het geeft je de basis in een paar minuten.
Stap 1: schrijf alles op
Zet alles in één lijst zonder te sorteren. Schrijf bij elke taak een schatting in uren. Staat er iets bij dat je niet kunt inschatten, schrijf dan “onbekend”. Het model helpt daarna met een bandbreedte.
Stap 2: vertel wat vaststaat
Noem je vaste afspraken, je werkdagen en -tijden en wat je liever op welk moment doet. Heb je een vast ritme, bijvoorbeeld zwaar denkwerk in de ochtend en administratie ‘s middags? Zeg dat tegen het model.
Stap 3: laat het een planning maken
Maak een weekplanning voor [maandag t/m vrijdag]. Ik werk van [tijd] tot [tijd], met een pauze van een uur.
Vaste afspraken: [lijst met dag en tijd].
Mijn taken met geschatte duur: [lijst].
Voorkeur: zwaar denkwerk in de ochtend, administratie en mail 's middags, geen afspraken na [tijd].
Regels:
- Plan maximaal 70% van mijn beschikbare uren in. De rest is buffer.
- Splits taken van meer dan twee uur in blokken.
- Zet taken die van elkaar afhangen in de juiste volgorde.
- Laat aan het eind zien: wat past, wat past niet en wat je voorstelt te schuiven, delegeren of te laten vallen.
Geef de uitkomst als tabel per dag met tijdblokken.Stap 4: kijk naar wat niet past
Dit is het nuttigste deel. Het model laat zien waar je te veel hebt aangenomen. Kies zelf wat prioriteit heeft en wat een andere week kan. Zeg dat tegen het model en vraag om een nieuwe versie.
Gevorderden: Schat je taken onzeker in? Vraag het model om per taak een minimum en een maximum en plan met het gemiddelde. Zo zie je ook welke taken het meeste risico geven om je week uit te laten lopen.
Stap 5: zet het in je agenda en evalueer
Zet de blokken zelf in je agenda. Op vrijdag kijk je terug: wat kostte meer tijd dan gedacht? Neem dat mee in je schattingen van volgende week. Na een maand ken je je eigen verschil tussen plan en werkelijkheid en die inzichten zijn meer waard dan elke planningstool.
Een voorbeeld
Stel je bent grafisch ontwerper en werkt 40 uur per week. Na pauzes houd je ongeveer 35 uur over. Plan je 70% in, dan is dat ruim 24 uur. De rest is buffer.
Je lijst: offerte voor een nieuwe klant (2 uur), huisstijl van klant A afmaken (8 uur), drie social posts voor klant B (3 uur), administratie en facturen (3 uur), een afspraak bij de bank (1 uur), een blog schrijven (3 uur) en nieuwe klanten benaderen (4 uur). Samen 24 uur. Dat past nog net, zonder ruimte voor iets onverwachts.
Het model maakt hier een planning van met een tabel zoals deze:
| Dag | Voormiddag | Namiddag |
|---|---|---|
| Maandag | Huisstijl klant A (3 uur) | Administratie en facturen (3 uur) |
| Dinsdag | Huisstijl klant A (3 uur) | Offerte nieuwe klant (2 uur) |
| Woensdag | Huisstijl klant A (2 uur) | Social posts klant B (3 uur) |
| Donderdag | Blog schrijven (3 uur) | Nieuwe klanten benaderen (2 uur) |
| Vrijdag | Afspraak bank (1 uur) | Nieuwe klanten benaderen (2 uur), rest is buffer |
Vraag daarna: “wat gebeurt er als klant A een extra ronde wil?” Het model laat zien dat dan de blog of de acquisitie schuift. Dat besluit blijft aan jou.
Vaste gewoontes die de planning laten werken
- Eén planningsmoment per week. Doe het op een vast tijdstip, bijvoorbeeld vrijdagmiddag, zodat je maandag weet waar je begint.
- Een vast administratieblok. Zet het op dezelfde plek in de week. Dan wordt het routine en schuift het niet elke keer.
- Eén grote taak per dagdeel. Wie drie grote taken in een ochtend plant, haalt er geen enkele af.
- Een lijstje met wat je laat vallen. Noteer wat je bewust niet doet. Dat voelt als vooruitgang in plaats van achterstand.
Als het misgaat
- De planning is te vol. Zeg: “plan maximaal 60%” en laat het opnieuw doen.
- Het model zet zware taken in de middag. Herhaal je voorkeur bovenaan de instructie.
- Je week verandert halverwege. Plak de huidige planning en vraag om herplanning van de rest van de week.
- Je blijft taken uitstellen. Dat is geen planningsprobleem. Kijk of de taak te groot is en splits hem.
Volgende stap
Maak vrijdag een eerste planning voor volgende week en vergelijk hem een week later met wat er is gebeurd. Zoek je tools om dit op te zetten als ZZP’er? Lees AI voor ZZP: de drie tools die je als eerste installeert. Plan je ook mensen? Dan helpt personeelsrooster maken met AI.
Werk je met klussen bij klanten? Dan helpt klussen en monteurs inplannen met AI.