Ergens in je bedrijf staat een map of een pdf met je risico-inventarisatie en -evaluatie, de RI&E. Hij is ooit netjes ingevuld, misschien zelfs getoetst. Intussen kwam er een nieuwe machine, schoof de opslag naar de andere hoek van de hal en kreeg je twee nieuwe mensen die het klappen van de zweep nog niet kennen. Op papier klopt alles. Op de vloer ligt een verlengkabel over het looppad.
Die kloof tussen plan en praktijk is het echte risico. Deze gids laat zien hoe je hem zichtbaar maakt met middelen die een klein bedrijf al heeft: een korte ronde over de vloer, meldingen van je eigen team, en AI waar het werk scheelt.
Waarom kleine bedrijven hier het meest last van hebben
De cijfers van de Nederlandse Arbeidsinspectie zijn ongemakkelijk voor het mkb. In 2024 rondde de inspectie onderzoek af naar meldingsplichtige ongevallen met 2.001 slachtoffers, van wie 58 overleden (Bron: Nederlandse Arbeidsinspectie). Omgerekend per 100.000 banen ging het om 55 ongevallen bij bedrijven met minder dan tien werknemers, 37 bij bedrijven met 10 tot 100 werknemers en 7 bij bedrijven met 100 of meer. Vallen was met 35 procent het vaakst voorkomende ongevalstype.
Ook het papier zelf ontbreekt nog vaak. In 2022-2023 had 64 procent van alle bedrijven een RI&E. Bij bedrijven met 1 tot 4 werknemers was dat 56 procent, bij 5 tot 9 werknemers 68 procent (Bron: Nederlandse Arbeidsinspectie). En wie er wel een heeft, is er nog niet: een derde van de RI&E’s scoort onvoldoende op kwaliteit (Bron: Arbo in bedrijf 2022-2023).
Het meest veelzeggende cijfer gaat over de praktijk. Bij ongeveer de helft van de kleine bedrijven (1 tot 9 werknemers) waar met gevaarlijke stoffen werd gewerkt, waren er geen of onvoldoende maatregelen. Bij bedrijven met 50 of meer mensen was dat ongeveer een derde. Tegelijk ziet de inspectie dat een RI&E bij kleine bedrijven juist sterker samenhangt met veilig werken dan bij grote: kleine bedrijven met een RI&E beheersen meer risico’s dan kleine bedrijven zonder, zelfs als die RI&E als onvoldoende werd beoordeeld (Bron: Nederlandse Arbeidsinspectie). Het plan werkt dus, als je het gebruikt.
Wat de wet eigenlijk van je vraagt
De Arbowet is op dit punt verrassend praktisch. Artikel 5 verplicht je de risico’s schriftelijk vast te leggen, met een plan van aanpak waarin staat welke maatregelen je neemt en binnen welke termijn. Dezelfde bepaling zegt dat de RI&E wordt aangepast zo vaak als de opgedane ervaring, gewijzigde werkmethoden of werkomstandigheden daar aanleiding toe geven, en dat iedere werknemer er kennis van moet kunnen nemen (Bron: Arbowet). Een RI&E die nooit meer open gaat, voldoet daar strikt genomen niet aan.
Het Steunpunt RI&E, een initiatief van het ministerie van SZW, werkgevers en vakbonden, zegt het korter: “Een RI&E is nooit af.” Het steunpunt raadt aan medewerkers erbij te betrekken; heb je een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, dan heeft die instemmingsrecht op de RI&E (Bron: rie.nl).
Je team heeft zelf ook een rol. Volgens artikel 11 van de Arbowet moet een werknemer opgemerkte gevaren voor veiligheid of gezondheid direct melden bij de werkgever of de leidinggevende ter plaatse (Bron: Arbowet). Die plicht werkt alleen als melden makkelijk is en er iets mee gebeurt.
Wie houdt dat bij? De preventiemedewerker. Elk bedrijf moet er minimaal één aanwijzen (Bron: Arboportaal). Heb je maximaal 25 werknemers, dan mag je die taak als directeur zelf doen, mits je er voldoende deskundig voor bent (Bron: Arbowet).
Stap 1: loop maandelijks een ronde van twintig minuten
Pak je RI&E erbij en loop ermee over de vloer. Dat is precies wat een arbeidsinspecteur ook doet: de Arbeidsinspectie beoordeelt de arbodocumentatie, praat met de werkgever en een werknemer en maakt een rondgang door het bedrijf (Bron: Nederlandse Arbeidsinspectie). Doe het zelf eerder.
Stel per plek drie vragen. Staat wat ik hier zie in de RI&E? Werkt de maatregel uit het plan van aanpak echt, of alleen op papier? En wat is er veranderd sinds de vorige keer? Kies elke maand een ander accent, bijvoorbeeld werken op hoogte, opslag en looproutes, of gevaarlijke stoffen. Neem iemand van de vloer mee. Die ziet wat jij gewend bent geraakt.
Stap 2: maak melden makkelijker dan niet melden
Een meldpunt hoeft geen systeem te zijn. Een vaste groepsapp, een formulier met een QR-code bij de koffieautomaat of een whiteboard bij de prikklok werkt allemaal, zolang het in één minuut kan en er een foto bij mag. Spreek af dat ook bijna-ongelukken en “dit gaat een keer mis” meetellen. Daar zit de informatie die je RI&E mist.
Beloof twee dingen: wie meldt, krijgt binnen een week antwoord, en melden heeft nooit gevolgen voor de melder. Zonder dat tweede stopt het melden na de eerste keer dat iemand op z’n kop krijgt.
Stap 3: laat AI het uitzoekwerk doen, en blijf zelf beslissen
Hier verdient AI zijn plek. Met een zakelijk account van een chatbot die je al gebruikt, zoals ChatGPT, Claude of Copilot, kun je drie klussen versnellen.
Meldingen bundelen. Plak aan het eind van de maand alle meldingen (zonder namen) in de chatbot en vraag: groepeer deze per risico, tel hoe vaak elk risico terugkomt, en geef aan welke niet in de bijgevoegde RI&E staan. Na een kwartaal zie je patronen die je in losse appjes mist, zoals drie meldingen over dezelfde heftruckbocht.
Actiepunten bijhouden. Laat AI het plan van aanpak omzetten in een simpele tabel: risico, maatregel, eigenaar, deadline, status. Plak die tabel elke maand terug met de nieuwe stand en vraag welke punten over hun termijn zijn. Dat is saai werk dat zelden gebeurt, terwijl de wet juist die termijn vraagt.
Foto’s laten meekijken. Upload een foto van een werkplek en vraag welke risico’s de AI ziet en welke daarvan in je RI&E voorkomen. Dat levert soms een terechte vraag op, zoals een blusmiddel dat achter pallets staat. Wees wel nuchter over de grenzen. Een model ziet geen geluid, geen dampen, geen trillingen en geen werkdruk, en kan met grote stelligheid iets verzinnen dat er niet is. Zo’n verzinsel heet een hallucinatie. Behandel de uitkomst dus als tweede paar ogen. Een mens beoordeelt en beslist; dat principe heet human-in-the-loop.
Beginner-tip: fotografeer de situatie, niet je mensen. Zodra collega’s herkenbaar in beeld zijn en je de foto’s gebruikt om te kijken wie zich wel of niet aan de regels houdt, ben je werknemers aan het controleren. Daarvoor gelden onder de AVG strenge voorwaarden, zoals een grondslag, noodzaak en vooraf informeren (Bron: Autoriteit Persoonsgegevens).
Wat AI niet doet: je RI&E opstellen of toetsen. Daarvoor gebruik je een erkend instrument. Heb je maximaal 25 medewerkers en een erkend branche-instrument, dan hoeft de RI&E niet langs een arbodeskundige (Bron: rie.nl). Het ministerie meldt dat er sinds 1 juni 2026 een vernieuwde erkenningsprocedure voor branche-instrumenten geldt (Bron: Arboportaal), dus check bij een nieuwe versie of jouw instrument nog erkend is.
Spreek met je team af welke gegevens wel en niet in een chatbot mogen; hoe je dat op één A4 zet, lees je in Je team gebruikt AI al. Leg deze 3 afspraken vast. Wie AI zo inzet, moet ook weten wat het kan en niet kan. Dat valt onder de plicht uit onze gids over AI-geletterdheid.
Stap 4: sluit de cirkel in het plan
Elke ronde en elke melding eindigt in één van drie uitkomsten: het risico stond er al en de maatregel werkt, het risico stond er al maar de maatregel werkt niet, of het risico staat er nog niet in. De laatste twee gaan het plan van aanpak in, met een eigenaar en een datum. Komt een risico er nieuw bij, werk dan ook de RI&E zelf bij. Een ongeval, een nieuwe machine of een andere indeling van de werkplaats zijn sowieso momenten om hem open te slaan.
Vertel je team daarna wat er met hun meldingen gebeurd is. Dat is de reden dat ze de volgende keer weer melden. Hoe je zo’n nieuwe werkwijze ook na week zes overeind houdt, staat in AI invoeren in je team.
Checklist voor maandag
- Zoek je RI&E en het plan van aanpak op. Geen RI&E? Begin met de routeplanner op rie.nl.
- Wijs een preventiemedewerker aan, of besluit dat jij het zelf bent.
- Zet een maandelijkse werkplekronde van twintig minuten in de agenda, telkens met iemand van de vloer.
- Richt één meldkanaal in dat binnen een minuut werkt, foto erbij.
- Zet het plan van aanpak om in een tabel met eigenaar, deadline en status.
- Laat AI eens per maand de meldingen bundelen en vergelijken met de RI&E, zonder namen en met een zakelijk account.
- Bespreek elke maand drie punten in het werkoverleg: wat is gemeld, wat is opgelost, wat staat nog open.