Notuleren met AI betekent dat software meeluistert in je vergadering, het gesprek omzet in tekst en er een verslag van maakt met besluiten en actiepunten. Deze gids is voor ondernemers, office managers en teamleiders die geen uur meer kwijt willen zijn aan uitwerken. Je leest welke drie routes er zijn, voor wie elke route past, hoe je in vijf stappen begint en wat je vooraf regelt voor de AVG.
Beginner-tip: Een AI-notulist doet twee dingen na elkaar. Eerst transcriptie: gesproken woord wordt tekst. Daarna maakt een taalmodel van die tekst een verslag. Gaat er iets mis, kijk dan eerst welke van de twee het was. Een naam die verkeerd gespeld is, komt meestal uit de eerste stap.
Wat heb je nodig?
- Een vergadering om mee te testen, liefst een gewoon overleg met jargon en onderbrekingen
- Je vergaderplatform (Teams, Zoom, Google Meet) of een laptop of telefoon voor overleg in de zaal
- Een korte woordenlijst met namen van collega’s, klanten en projecten
- Toestemming of in elk geval een melding aan de deelnemers
- Twintig minuten om het eerste verslag na te lopen
Drie routes: welke past bij jou?
| Route | Voor wie | Let op |
|---|---|---|
| 1. Wat je al hebt (Teams, Zoom, Meet) | Teams die al een betaald pakket met AI hebben | Niet elke functie ondersteunt Nederlands |
| 2. Een notuleer-app | Wie veel vergadert, op meerdere platforms | Bot in de call of lokaal opnemen; check waar data staat |
| 3. Zelf met Claude of ChatGPT | Af en toe een overleg of overleg in de zaal | Meer handwerk, wel volledige controle over het verslag |
Route 1: wat je vergadersoftware al kan
Microsoft Teams. Teams maakt een automatisch verslag (intelligent recap) met notities en actiepunten. Daarvoor heb je een licentie voor Teams Premium of Microsoft Copilot nodig (Bron: Microsoft). Zit dat al in je Microsoft-pakket, begin dan hier.
Zoom. AI Companion, met samenvattingen van vergaderingen, zit zonder meerprijs in betaalde Zoom-accounts (Bron: Zoom). Test zelf hoe goed het Nederlandse verslag is; welke talen het precies ondersteunt, konden we niet bevestigen.
Google Meet. De AI-notities zitten in Workspace Business Standard en hoger, maar ondersteunen nog geen Nederlands. De vergadering moet in een van de ondersteunde talen gevoerd worden, zoals Engels, Duits of Frans (Bron: Google). Vergader je in het Nederlands, dan heb je route 2 of 3 nodig.
Route 2: een losse notuleer-app
Notuleer-apps werken op twee manieren. Bij de ene schuift er een zichtbare bot als deelnemer je vergadering binnen. Bij de andere neemt de app op je eigen apparaat op en zien de anderen niets. Een bot is transparanter maar valt bij klantgesprekken soms verkeerd. Lokaal opnemen is discreter, maar dan ligt de plicht om het te melden helemaal bij jou.
Twee voorbeelden die we hebben gecontroleerd op 27 oktober 2026:
- Granola neemt op zonder bot, via het geluid van je eigen apparaat. Basic is gratis met 30 dagen geschiedenis; Business kost $14 per gebruiker per maand (Bron: Granola). Hoe je het in vijf minuten installeert, lees je in Granola voor MKB.
- Fathom heeft een blijvend gratis plan met onbeperkt opnemen en transcriberen. Je kiest tussen een bot of opnemen zonder bot (dat laatste nog in bèta). Premium kost $16 per maand bij jaarbetaling, $20 maandelijks (Bron: Fathom).
Er zijn ook Nederlandse aanbieders die verwerking in de EU beloven. Vraag bij elke aanbieder om de verwerkersovereenkomst en kijk zelf waar opnames en verslagen staan, voordat je op de belofte vertrouwt.
Route 3: zelf, met een opname en Claude of ChatGPT
Vergader je af en toe of zit je in de zaal zonder online vergadering? Neem dan op met je telefoon of laptop (met toestemming), laat het omzetten in tekst en laat een AI-assistent er een verslag van maken. Veel notuleer-apps en ook de dicteerfunctie van je telefoon leveren een transcriptie; die plak of upload je daarna in Claude of ChatGPT. Een gratis Claude-account kan bestanden ontvangen (Bron: Claude pricing), maar zet geen gevoelige gesprekken in een gratis consumentenaccount.
Een prompt die je kunt kopiëren:
Hieronder staat de transcriptie van ons overleg van [datum]
met [namen en rollen]. Maak er notulen van in het Nederlands:
1. Aanwezigen en afwezigen
2. Per agendapunt: wat is besproken, in maximaal 3 zinnen
3. Besluiten, letterlijk en genummerd
4. Actiepunten in een tabel: wat, wie, wanneer
5. Open vragen voor het volgende overleg
Verzin niets. Staat iets niet duidelijk in de transcriptie,
zet er dan [controleren] achter. Schrijf zakelijk en kort.
[transcriptie]Die regel “verzin niets” is belangrijk: een taalmodel vult gaten soms zelf in (hallucinatie). Met de markering [controleren] zie je meteen waar je moet opletten.
In vijf stappen aan de slag
Stap 1: Kies je route. Begin bij wat je al hebt (route 1). Vergader je in het Nederlands in Google Meet of heb je geen AI in je pakket, kies dan route 2 of 3.
Stap 2: Regel de AVG vooraf. Check drie dingen. Is er een verwerkersovereenkomst? Waar worden opnames en verslagen verwerkt en opgeslagen? Hoe lang blijven ze bewaard en kun je een gesprek achteraf wissen? Zet in de uitnodiging dat je opneemt en waarvoor. Bij personeelszaken, gezondheid of conflicten kun je beter niet opnemen.
Stap 3: Bereid voor. Zet de agenda klaar en voeg, als de tool dat kan, een woordenlijst toe met namen en vaktermen. Dat helpt meer dan overstappen naar een duurdere app.
Stap 4: Neem op en meld het. Meld aan het begin dat er wordt opgenomen, ook als er geen bot zichtbaar is. Laat mensen zoveel mogelijk om de beurt praten. In de zaal: apparaat midden op tafel of een losse vergadermicrofoon.
Stap 5: Controleer en verstuur. Lees vooral besluiten, bedragen, datums en namen na. Een AI-verslag mist soms het verschil tussen “we gaan dit doen” en “we kijken ernaar”. Verstuur het verslag binnen een dag, dan reageert iedereen nog met het gesprek vers in het hoofd.
Troubleshoot
- Namen kloppen niet. Voeg een woordenlijst toe of zet de namen bovenaan je prompt.
- Het verslag is vlak of te lang. Vraag om een vaste opbouw zoals in de prompt hierboven en om een maximum aantal zinnen per punt.
- Mensen praten door elkaar. Dat blijft voor elke tool lastig. Spreek af dat één persoon tegelijk praat bij besluiten.
- De bot wordt niet toegelaten. Sommige organisaties blokkeren externe bots. Kies dan een app die lokaal opneemt of kies route 3.
- Google Meet maakt geen notities. Die AI-functie werkt nog niet in het Nederlands. Gebruik route 2 of 3.
Volgende stap
Test deze week één route op één echt overleg en vergelijk het verslag met wat je zelf had opgeschreven. Werkt het, leg dan in je team vast wanneer je wel en niet opneemt. Wil je de verslagen daarna automatisch laten verwerken, bijvoorbeeld actiepunten in je planning, lees dan Granola koppelen aan Claude. Dezelfde AVG-vragen spelen bij telefoongesprekken, zie Onze.nl laat AI je zakelijke belgesprekken samenvatten.