Bouwt iedereen in je team zijn eigen AI-skills en prompts, dan heb je binnen een paar maanden meerdere versies van dezelfde offerte, elk met een andere huisstijl en andere prijzen. Dat los je op met drie dingen: één gedeelde map waar alles staat, een eigenaar per onderdeel en een vaste manier om verbeteringen terug te laten vloeien. Daar is geen IT-afdeling voor nodig.
Het idee komt uit aflevering 92 van de Nederlandse podcast AI, je nieuwe collega (21 september 2026). Daarin vertelt Guido Steenbergen, AI enablement manager bij het Amsterdamse adviesbureau Waimakers, hoe zijn eigen bedrijf in die val liep. Waimakers verkoopt zelf AI-trainingen en de aflevering opent met reclame daarvoor, dus lees de vuistregels hieronder als ervaring van één bureau. Het probleem dat hij beschrijft, herkent vrijwel elk bedrijf waar meer dan één persoon serieus met AI werkt.
Beginner-tip: Een skill is een vastgelegde werkwijze voor je AI-assistent: een bestandje met instructies, zoals “zo schrijven wij een offerte”. Wil je eerst weten hoe je er één maakt, lees dan Werkwijze van je beste medewerker vastleggen in een AI-skill.
Hoe zo’n eilandje ontstaat
Het begint onschuldig. Een collega maakt een skill voor offertes en stuurt die een keer per mail door. Jij vist hem maanden later uit je inbox, past hem aan omdat er de handtekening van je collega onder staat, en werkt vanaf dat moment met je eigen versie. Dan komt er een nieuw product bij. Je collega zet het in zijn skill, jij vergeet het in de jouwe. Na een paar rondes heb je twee offertes die er anders uitzien en andere dingen beloven.
Bij Waimakers liep het zo uit de hand dat er op een gegeven moment zes verschillende PowerPoint-sjablonen in omloop waren, vertelt Steenbergen, omdat iedereen zijn eigen presentatie-skill had gebouwd. Voor een bedrijf is dat meer dan een cosmetisch probleem. Elke presentatie die de deur uitgaat, is je merk.
Hetzelfde gebeurt met de andere bouwstenen van AI op het werk. Denk aan de connectors die je assistent toegang geven tot je mail en agenda, of aan de achtergronddocumenten over klanten en projecten. Iedereen verzamelt ze in zijn eigen hoekje.
Waarom het je meer kost dan je denkt
McKinsey vroeg dit voorjaar ruim 1.700 managers wereldwijd naar hun ervaringen met AI. Tachtig procent zegt dat AI hun eigen productiviteit heeft verhoogd. Slechts 37 procent ziet er enig effect van terug in het bedrijfsresultaat, ongeveer evenveel als een jaar eerder (McKinsey, augustus 2026). Dat gat heeft veel oorzaken, en versnippering is er een die je zelf in de hand hebt.
Steenbergen maakt het concreet. Heeft één medewerker een goede skill, dan schrijft hij een offerte in een paar minuten. De collega ernaast worstelt intussen met een eigen versie die half werkt. De één wordt flink sneller, de ander nauwelijks, en gemiddeld valt de winst tegen. Wat je wilt, is dat een verbetering van de één direct bij iedereen terechtkomt.
Stap 1: één gedeelde map
De eenvoudigste vorm is een gewone map die iedereen kan openen, in SharePoint, Google Drive, Dropbox of desnoods op een gedeelde schijf. De opbouw volgt je bedrijf:
- Bovenaan een kort document over wie je bent en wat je doet: je diensten, je klanten, je toon, je prijslijst of een verwijzing ernaar.
- Daaronder een map per functie, bijvoorbeeld Verkoop, Marketing en Administratie. In elke map staan de skills die bij dat werk horen.
- In elke map een kort leesmij-bestand dat uitlegt welke skills er staan, waarvoor je ze gebruikt en welke koppelingen erbij horen, zoals de koppeling met je boekhoudpakket bij Administratie.
Hoe dieper je in de mappen komt, hoe specifieker de context. Een AI-assistent die de map kan lezen, weet dan bij een offerteverzoek dat hij in Verkoop moet zijn en welke skill hij daar moet pakken.
Beginner-tip: Die leesmij-bestanden zijn meestal markdown-bestanden: gewone tekst met een paar tekens voor opmaak, zoals een hekje voor een kop. Je schrijft ze in Kladblok of Teksteditor. Claude en ChatGPT lezen ze zonder problemen.
Voor een team van drie volstaat dit vaak al, zegt Steenbergen. Hij noemt een ander bedrijf waar ze met precies deze opzet werken: een map per functie, met in elke map de skills en een kort document dat beschrijft wat er staat.
Stap 2: een eigenaar per map
Een gedeelde map zonder afspraken wordt binnen een halfjaar zelf een rommelzolder. Leg daarom per map vast wie de eigenaar is. Die persoon bepaalt wat er in de map komt, past de skills aan en ruimt op wat niet meer gebruikt wordt. Anderen mogen voorstellen doen, maar veranderen niet zelf de opzet.
Een handige toets is de vakantietoets. Kan een collega de offertes overnemen als de vaste persoon twee weken weg is, met dezelfde opmaak en dezelfde prijzen? Dan klopt het. Moet hij eerst bellen om te vragen welke versie de goede is, dan zit de kennis nog in iemands hoofd.
Waimakers deelt het bedrijf daarvoor op in een paar afdelingen, die ze pods noemen, met per pod één verantwoordelijke voor de skills en koppelingen daarbinnen. In een klein bedrijf is dat vaak dezelfde persoon die het werk al doet: wie de boekhouding doet, wordt eigenaar van de map Administratie.
Stap 3: een feedbacklus die je niet hoeft te onthouden
Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis. Je gebruikt een skill, past de uitkomst nog drie keer aan, en klikt dan door naar de volgende klus. Wat je net geleerd hebt, komt nooit in de skill terecht. Steenbergen geeft in de podcast toe dat hij dat zelf ook regelmatig vergeet.
Twee manieren om het te verbeteren, van simpel naar geavanceerd:
Een leerbestand per skill. Zet in elke skill-map een bestandje met geleerde lessen en neem in de instructies van de skill op dat de AI daar noteert wat er is aangepast als de uitkomst bijgestuurd moest worden. Waimakers doet dit inmiddels bij elke skill. De eigenaar loopt die lessen op een vast moment door, bijvoorbeeld elke maandagochtend of eens per maand, en verwerkt wat klopt in de skill zelf.
Een vast meldpunt. Bij Waimakers kan iedereen vanuit zijn AI-assistent feedback geven, die binnenkomt in een chatkanaal. Een AI-agent lost eenvoudige meldingen zelf op en zet lastige klaar voor de verantwoordelijke. Volgens Steenbergen komen er ongeveer zestig meldingen per dag binnen, waarvan de helft geen echte feedback blijkt of door de agent kan worden afgehandeld. Voor een bedrijf van acht man is dat te zwaar. Daar volstaat een vast kanaal in Teams of een gedeeld document waarin collega’s opschrijven wat niet werkte, met dezelfde eigenaar die het verwerkt.
Belangrijk is de laatste stap: de eigenaar beslist wat er in de skill komt. Laat je de AI de skills zelf volledig bijwerken, dan sluipen er fouten in die niemand meer opmerkt.
Wanneer je dit nodig hebt
Steenbergen geeft een ruwe vuistregel. Een bedrijf zonder eigen ontwikkelaars komt tot ongeveer tien mensen ver met één of twee enthousiastelingen die alles bij elkaar houden. Rond vijftien tot twintig mensen zie je kleine eilandjes ontstaan, omdat je niet meer even langs kunt lopen bij de collega die weet hoe een offerte moet. Bij Waimakers was dat moment er rond twintig medewerkers.
Neem die getallen niet te letterlijk. Ze komen van één bureau dat er ook zijn diensten voor aanbiedt. Wel bruikbaar is het signaal erachter: zodra collega’s elkaar vragen welke prompt of skill de goede is, of zodra je klanten offertes in verschillende stijlen krijgen, is het tijd om op te ruimen. Voor een zzp’er geldt hetzelfde op kleine schaal. Drie losse offerte-prompts verspreid over je chatgeschiedenis zijn ook eilandjes, en een map met één goede versie en een leerbestand werkt voor jou net zo goed.
Waar je op moet letten
Centraliseren betekent niet dat iedereen alles mag zien. In de podcast komt een treffend voorbeeld voorbij: een collega die met zijn AI-assistent de status van een klantproject opvraagt, wil niet ook horen wat die klant in een ander gesprek over zijn collega zei. Houd verslagen van klantgesprekken, personeelszaken en financiën daarom in mappen met beperkte toegang. Een assistent die bij een map kan, kan alles wat erin staat doorvertellen.
Haal je skills van buiten binnen in plaats van ze zelf te schrijven, lees dan eerst AI-skills in je team: regel dit vóór iemand er één installeert. Een gedeelde map verspreidt een slechte skill net zo snel als een goede.
Deze week
- Vraag in je team welke skills, prompts en sjablonen er rondgaan. Laat iedereen ze in één tijdelijke map zetten. Het zijn er bijna altijd meer dan je dacht.
- Kies per klus de beste versie en zet die in de nieuwe mappenstructuur, met een eigenaar en een leesmij-bestand. Begin met de klus die het vaakst voorkomt, meestal offertes of klantmails.
- Zet een terugkerende afspraak van een halfuur in de agenda van elke eigenaar om de lessen uit het leerbestand te verwerken.
Wil je daarna verder met het inrichten van Claude zelf, met projecten en koppelingen, dan staat dat in Claude inrichten voor je bedrijf.