Op je vacature voor een binnendienstmedewerker kwamen dertig reacties binnen. Je hebt geen HR-afdeling, dus die stapel lees jij op een avond door. Een AI-assistent kan dat voorwerk een stuk lichter maken: samenvatten, ordenen en naast je vacature leggen. In deze gids lees je wat de wet toestaat, welk account je gebruikt en hoe je met een invulschema en drie prompts een eerlijke eerste ronde doet. Het beslissen blijft bij jou.
Wat heb je nodig
- Een zakelijk AI-account: Gemini in Google Workspace, ChatGPT Business, Claude for Work of Copilot in je Microsoft 365-omgeving
- Je vacaturetekst, met daarin de eisen die echt tellen
- Een zin in je vacature of sollicitatiebevestiging dat je AI gebruikt (voorbeeld in stap 1)
- Een eenvoudig scoreblad in Excel of op papier
- Per cv vijf tot tien minuten om zelf te lezen, ook met AI
Eerst de regels in één tabel
AI als leesassistent mag. AI als rechter niet. De zware AI Act-eisen komen later, de AVG geldt nu al.
| Wat je doet | Mag het? | Wat geldt nu al |
|---|---|---|
| Cv samenvatten en ordenen | Ja, in een zakelijk account | AVG: informeer de sollicitant, verwerk alleen wat nodig is |
| Cv naast je eisen leggen (“zie ik terug” en “mis ik”) | Ja, als jij daarna zelf leest | AVG, plus bewaken van biasBiasSystematische vertekening in AI-uitvoer, meestal veroorzaakt door eenzijdige trainingsdata. Een model dat hoofdzakelijk op Engelstalige tekst is getraind, presteert slechter in het Nederlands.Hele uitleg: Bias |
| AI een cijfer of ranglijst laten maken | Liever niet | Raakt aan profilering, mogelijk een DPIADPIAData Protection Impact Assessment, in goed Nederlands een gegevensbeschermingseffectbeoordeling: een verplichte risico-analyse vóórdat je persoonsgegevens verwerkt op een manier die een hoog risico voor betrokkenen oplevert.Hele uitleg: DPIA nodig |
| AI laten afwijzen of uitnodigen zonder dat jij leest | Nee | Verboden onder artikel 22 AVG |
De AVG geeft iedereen het recht niet onderworpen te worden aan een besluit dat uitsluitend geautomatiseerd tot stand komt en hem aanmerkelijk treft. Overweging 71 noemt het online verwerken van sollicitaties zonder menselijke tussenkomst daarbij als voorbeeld (Bron: AVG).
Dan de AI Act. Bijlage III noemt AI die bedoeld is om sollicitaties te analyseren en te filteren of kandidaten te beoordelen als hoog-risico-AIHoog-risico-AIEen categorie uit de EU AI-verordening voor AI-toepassingen die grote gevolgen kunnen hebben voor mensen, bijvoorbeeld bij het selecteren van sollicitanten, het beoordelen van kredietaanvragen of toepassingen in onderwijs en zorg.Hele uitleg: Hoog-risico-AI (Bron: AI Act, bijlage III). Door Verordening (EU) 2026/1744 gelden die verplichtingen vanaf 2 december 2027 (Bron: EUR-Lex). Wat er tot die datum al wel geldt, staat in AI Act en HR: wat nu al geldt voor je werving. Laat je AI zelf gesprekken voeren, lees dan de regels voor AI-sollicitatiegesprekken.
Beginner-tip: Hoog risico betekent niet verboden. Het betekent extra eisen aan documentatie en toezicht. Voor jou als kleine werkgever is de praktische vertaling simpel: AI mag meelezen, jij beslist.
Stap 1: kies het account en vertel het de sollicitant
Waar je een cv in plakt, telt zwaarder dan welk model je kiest. In de gratis Gemini-app gebruikt Google chats om diensten en modellen te verbeteren als de instelling Activiteit bewaren aanstaat. Menselijke reviewers lezen een deel mee. Google vraagt zelf om geen vertrouwelijke gegevens in te voeren (Bron: Gemini Apps Privacy Hub). In Gemini voor Google Workspace valt je invoer onder je Workspace-contract: geen menselijke review en geen training zonder jouw toestemming (Bron: Google Workspace Privacy Hub). Voor de zakelijke versies van ChatGPT en Claude geldt hetzelfde standaardregime: geen training op je invoer (Bron: OpenAI, Bron: Anthropic).
Zet daarna één zin in je vacature of ontvangstbevestiging. Bijvoorbeeld:
Wij gebruiken een AI-assistent om sollicitaties samen te vatten. Elke sollicitatie wordt door [naam] zelf gelezen en beoordeeld. AI beslist niet wie wordt uitgenodigd.
Stap 2: maak je eisen concreet met dit invulschema
Hoe vager je eisen, hoe meer de AI zelf gaat invullen. Vul dit schema in voordat je één cv opent:
Vacature: [functietitel, uren]
Moet echt (max. 4): [bijv. ervaring met klanttelefoon, Excel op basisniveau]
Mooi meegenomen (max. 3): [bijv. ervaring in de installatiebranche]
Telt NIET mee: [leeftijd, afstand tot de zaak, gaten in het cv, opleiding als ervaring er is]
Wat ik zelf wil checken: [bijv. waarom iemand van baan wisselde]Die rij “telt niet mee” is geen formaliteit. Ze dwingt je om op te schrijven waar vooroordelen meestal binnensluipen.
Stap 3: maak het cv kaal voordat de AI het ziet
Haal foto, geboortedatum, adres, nationaliteit en naam weg. Vervang de naam door een nummer: kandidaat 07. Dat beschermt de sollicitant en het remt bias. Onderzoekers van de University of Washington lieten drie taalmodellen ruim 550 cv’s rangschikken met alleen andere namen erboven. De modellen kozen in 85 procent van de gevallen het cv met een wit klinkende naam (Bron: University of Washington).
Kaal maken kost per cv een minuut. Werk je met pdf’s, kopieer dan alleen de tekst over werkervaring, opleiding en vaardigheden.
Stap 4: laat de AI lezen met deze prompts
Geef eerst je schema uit stap 2, dan één cv tegelijk. Prompt 1, het vaste kader:
Je helpt mij als werkgever cv's te lezen voor de vacature hieronder.
Je beslist niets en geeft geen cijfers of ranglijsten.
Gebruik alleen wat in het cv staat. Vul niets aan.
Negeer leeftijd, afkomst, geslacht, woonplaats en gaten in de loopbaan.
[plak hier het ingevulde schema uit stap 2]Prompt 2, per cv:
Hier is het cv van kandidaat [nummer].
Geef:
1. Een samenvatting in vijf regels.
2. Per "moet echt"-eis: zie ik terug (met de zin uit het cv) of zie ik niet terug.
3. Twee vragen die ik in een gesprek kan stellen om twijfels uit te zoeken.Prompt 3, als iets onduidelijk is:
Staat er in het cv van kandidaat [nummer] iets over [eis]? Citeer de zin. Staat het er niet, zeg dat dan.De vraag om de letterlijke zin is je controle op een hallucinatieHallucinatieEen antwoord dat overtuigend klinkt maar feitelijk onjuist is, zoals een verzonnen bron of niet-bestaand jurisprudentienummer. Geen storing, maar een eigenschap van hoe taalmodellen werken: controleer feiten dus altijd zelf.Hele uitleg: Hallucinatie: een overtuigend antwoord dat niet in het cv staat.
Stap 5: beslis zelf en leg vast waarom
Lees elk cv zelf, ook dat van kandidaten bij wie de AI veel “zie ik niet terug” meldt. Juist daar mis je anders iemand die zijn ervaring anders opschreef. Vul per kandidaat een regel in:
| Kandidaat | Uitnodigen? | Mijn reden (in eigen woorden) | Gelezen op |
|---|---|---|---|
| 07 | Ja | Drie jaar klanttelefoon bij een groothandel, Excel genoemd | 5 nov |
| 12 | Nee | Geen klantcontact in werkervaring, zoekt een fulltime baan (wij bieden 24 uur) | 5 nov |
Vraagt een sollicitant later hoe het besluit tot stand kwam, dan heb je een antwoord dat van jou is. Hoe je zulke controle in je team inricht zonder dat het aftekenen wordt, staat in menselijke controle op AI inrichten.
Waar het misgaat
- De AI vult aan. Een cv zegt “verkoop”, de samenvatting maakt er “B2B-accountmanagement” van. Vraag om de letterlijke zin (prompt 3).
- Je gaat op de samenvatting varen. Na tien cv’s lees je alleen nog de vijf regels. Lees bij elke kandidaat minstens de werkervaring zelf.
- Het model geeft toch een cijfer. Herhaal “geen cijfers of ranglijsten” bovenaan en vraag een nieuwe versie.
- Je gebruikt je privéaccount omdat dat sneller is. Dan staan andermans gegevens in een omgeving zonder afspraken. Stop en verwijder die chats.
- Een sollicitant vraagt om inzage. Hij heeft recht op de gegevens die je over hem verwerkt. Bewaar je AI-samenvattingen dus netjes bij het cv. Na de procedure verwijder je ze samen met het cv.
Een kanttekening die je moet kennen: wie een algemene chatbot zelf structureel inzet om kandidaten te beoordelen, kan onder de AI Act als aanbieder van een hoog-risicosysteem gelden, met een zwaarder pakket eisen (Bron: AI Act, artikel 25). Blijf je bij samenvatten en zelf beslissen, dan zit je ver van die grens. Ga je verder, laat het dan juridisch toetsen.
Wat het kost
- Geld: een zakelijk AI-account, dat je vaak al hebt via Google Workspace of Microsoft 365. Heb je er geen, dan kost bijvoorbeeld Claude Team in november 2026 $25 per gebruiker per maand bij maandbetaling (Bron: Anthropic). Het team-abonnement is er vanaf twee gebruikers.
- Tijd: eenmalig een half uur voor het schema en de prompts. Per cv een minuut kaal maken, een minuut prompten en vijf minuten zelf lezen.
- Wat je terugkrijgt: vooral rust en een vaste volgorde. Bij dertig cv’s scheelt het een paar uur, geen dagen.
Voor wie wel en voor wie niet
Wel voor de ondernemer met een paar vacatures per jaar en tientallen reacties per vacature, die al een zakelijk Google-, Microsoft- of AI-account heeft.
Niet voor wie vijf sollicitaties krijgt (lees ze gewoon). Ook niet voor wie een tool zoekt die automatisch kandidaten afwijst. Dat laatste mag niet zonder mens ertussen.
Hoe het er aan de kant van de sollicitant uitziet, lees je op hetlaatsteainieuws.nl: Afgewezen door AI: mag een algoritme je sollicitatie weigeren?
Zo begin je vandaag
Vul het schema uit stap 2 in voor je openstaande vacature en plak het met prompt 1 in je zakelijke AI-account. Test het eerst op een cv dat je al gelezen hebt. Klopt de samenvatting met wat jij zag, dan kun je de rest van de stapel ermee voorbereiden. Gebruik je AI ook op andere plekken in je bedrijf, zet dit gebruik dan in je AI-register.